CHỨNG TỪ BÁN HÀNG

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng cần lập chứng từ bán hàng (CTBH) để theo dõi, cùng với đó lập các chứng từ liên quan nếu có phát sinh cùng thời điểm như: Chứng từ thanh toán (Phiếu thu/ báo có), Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng. Nghiệp vụ chứng từ bán hàng nằm trong module Bán hàng trên Phần mềm Kế toán Kaike.

Để tạo chứng từ bán hàng, người dùng có thể thực hiện theo các cách sau.

Cách 1: Thêm mới từng Chứng từ bán hàng

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách Chứng từ bán hàng

Người dùng đăng nhập vào phần mềm kế toán Kaike theo link http/app.kaike.vs:/n, truy cập menu Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng hoặc vào theo đường link: https://app.kaike.vn/sale/saleInvoices

Màn hình danh sách Chứng từ bán hàng sẽ xuất hiện, người dùng chuyển sang bước 2.

Bước 2: Thêm mới dữ liệu CTBH

Sau khi vào màn hình danh sách, để thêm mới 1 CTBH người dùng nhấn vào chức năng [THÊM].

Khi đó màn hình Thêm chứng từ bán hàng sẽ xuất hiện, tại đây người dùng sẽ thực hiện nhập thông tin của CTBH. Người dùng nhập thông tin trên màn hình Thêm chứng từ bán hàng:

• Lựa chọn hình thức thanh toán: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán. Nếu chọn là chưa thanh toán thì thiết lập Điều khoản thanh toán. Nếu chọn là Thanh toán thì chọn phương thức thanh toán là tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, khi đó hệ thống sẽ xuất hiện Chứng từ Phiếu thu hoặc Báo Có tương ứng với phương thức thanh toán được chọn. 
• Lựa chọn có Phiếu xuất kho hay không xuất kho. Nếu chọn có Phiếu xuất kho màn hình sẽ xuất hiện tab Phiếu xuất kho. Nếu bỏ chọn Phiếu xuất kho hệ thống sẽ ẩn tab Phiếu xuất kho đi, khi hàng xuất kho anh/chị vào Module Tồn kho chọn Phiếu xuất kho để nhập không theo chứng từ bán hàng.
• Lựa chọn có Lập kèm hóa đơn hay không. Nếu chọn Lập kèm hóa đơn màn hình sẽ xuất hiện tab Hóa đơn. Nếu bỏ chọn Lập kèm hóa đơn hệ thống sẽ ẩn tab Hóa đơn đi, khi xuất hóa anh/chị vào module Bán hàng => chọn Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn theo chứng từ bán hàng.
• Khai báo các thông tin trên Chứng từ bán hàng: Thông tin chung, Thông tin chứng từ, các tab Chi tiết, Thuế, …, sau đó nhấn Lưu và Ghi sổ.

Hệ thống sẽ cập nhật chứng từ được nhập lên màn hình Danh sách chứng từ bán hàng sau khi Lưu chứng từ

Cách 2: Lập từ chứng từ liên quan

Với cách lập chứng từ này, người dùng có thể lập từ Đơn đặt hàng có cùng khách hàng phát sinh CTBH hoặc lập từ Chứng từ mua hàng mà có mã hàng hóa/dịch vụ tương ứng cần lập CTBH.

Tại màn hình Thêm mới chứng từ bán hàng, ở chức năng Chức năng khác chọn “Lập từ đơn bán hàng” hoặc “Lập từ chứng từ mua hàng”

Tại [Chức năng khác] người dùng chọn “Lập từ đơn bán hàng” hoặc “Lập từ chứng từ mua hàng”

+ Nếu người dùng chọn “Lập từ đơn bán hàng”, hệ thống sẽ hiển thị model Chọn đơn bán hàng, tại đây người dùng nhập thông tin của Khách hàng, thời gian tạo đơn bán hàng để lấy lên CTBH.

Sau khi nhấn “Đồng ý” hệ thống sẽ lấy dữ liệu từ Đơn bán hàng lên CTBH và cho phép người dùng edit lại các trường thông tin: MST, Địa chỉ, Người nhận hàng, NV bán hàng, Diễn giải, Đơn giá,… Người dùng có thể thêm Phiếu xuất kho hoặc chứng từ thanh toán…

Thực hiện “Lưu” và “Ghi sổ” như Cách 1

+ Nếu người dùng chọn “Lập từ chứng từ mua hàng” thì hệ thống sẽ load dữ liệu theo điều kiện người dùng đang để ở màn Thêm mới chứng từ bán hàng.

VD: Nếu tại màn hình Thêm CTBH người dùng đang để có kèm phiếu xuất kho, khi đó tại màn hình Chọn chứng từ mua hàng sau khi đã chọn thông tin NCC, Thời gian lập CTMH hệ thống sẽ hiển thị các CTMH có kèm phiếu nhập kho để lấy lên dữ liệu theo điều kiện đã chọn.

Các thao tác còn lại tương tự như lập CTBH từ Đơn bán hàng.

Cách 3: Thêm CTBH bằng file excel

Bước 1: Hoàn thành và upload file danh sách Chứng từ bán hàng cần lập

Trên màn hình Danh sách Chứng từ bán hàng, người dùng click chuột vào mũi tên tại chức năng [THÊM] (Đánh số 1) chọn Cập nhật bằng excel (Đánh số 2).

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình Nhập danh sách chứng từ bán hàng

Người dùng tải file dữ liệu mẫu về để nhập dữ liệu CTBH 

Người dùng sau đó chọn file excel đã có dữ liệu các CTBH cần nhập lên hệ thống và nhấn [TIẾP TỤC].

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu và hoàn tất việc upload danh sách.

Sau khi upload file dữ liệu CTBH, hệ thống sẽ kiểm tra các dữ liệu về chứng từ bán hàng mà người dùng đưa lên đã đúng định dạng hoặc các mã KH/mã hàng đã tồn tại trên hệ thống hay chưa.

Khi dữ liệu đã đúng hoàn toàn, người dùng nhấn [TIẾP TỤC] để chuyển đến bước hoàn thành của việc nhập liệu bằng excel.

Trên đây là các bước thêm mới Chứng từ bán hàng trên phần mềm kế toán Kaike. Hi vọng đây là nội dung hữu ích đối với bạn đọc.

Các bài viết liên quan:

Hướng dẫn tạo Đơn bán hàng 

Nếu gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình sử dụng phần mềm, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi!

Tổng đài tư vấn và hỗ trợ khách hàng: 02488 899 399

Email: hotro@kaike.vn