Đơn mua hàng

1 năm trước

ĐƠN MUA HÀNG

Đơn mua hàng có chức năng ghi nhận số lượng, đơn giá mua dự kiến của hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị có kế hoạch mua. Người dùng có thể kiểm soát số lượng hàng hóa, dịch vụ cần mua theo mã hàng, hay theo mã nhà cung cấp trên từng chứng từ mua hàng khi được lập từ đơn mua hàng.

Để tạo một đơn mua hàng, người dùng có thể thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Thêm mới từng đơn mua hàng.

Bước 1: Truy cập màn hình Đơn mua hàng

Tại menu Mua hàng chọn Đơn mua hàng hoặc người dùng có thể truy cập nhanh TẠI ĐÂY

Đơn mua hàng
1.1. Truy cập đơn mua hàng

Khi đó màn hình danh sách Đơn mua hàng sẽ xuất hiện. Người dùng chuyển sang Bước 2.

Bước 2: Thêm mới dữ liệu Đơn mua hàng

Sau khi vào được màn hình danh sách, để thêm mới Đơn mua hàng người dùng có 2 cách sau.

Tại màn hình danh sách, người dùng click vào chức năng [THÊM]:

Danh sách đơn mua hàng
1.2. Danh sách đơn mua hàng

Khi đó màn hình Thêm mới đơn mua hàng sẽ xuất hiện, tại đây người dùng sẽ thực hiện nhập dữ liệu cho đơn hàng cần lên kế hoạch mua. Có 2 trường hợp xảy ra khi nhập dữ liệu cho đơn hàng. 

+Trường hợp 1: Là đơn hàng phát sinh sau khi sử dụng phần mềm.

Các đơn hàng được lên kế hoạch mua sau Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm Kế toán Kaike, khi nhập dữ liệu đơn hàng, người dùng không tick vào ( Số 1)  [Là đơn hàng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm]

 Nhập dữ liệu đơn mua hàng phát sinh sau khi sử dụng phần mềm
1.2.1. Nhập dữ liệu đơn mua hàng phát sinh sau khi sử dụng phần mềm

Khi đó người dùng nhập các thông tin để lên đơn mua hàng:

  • Chọn Loại hàng ( Số 2) : Hàng hóa/Dịch vụ/Công cụ dụng cụ => khi đó trường [Mã hàng] tại tab Chi tiết (Đánh dấu số 3) sẽ load theo tính chất của trường [ Loại hàng] được chọn.

  • Nhập Thông tin chung ( Số 3) : Thông tin Nhà cung cấp, Mã số thuế (nếu có), Người liên hệ, Nhân viên mua hàng, …

  • Nhập thông tin Đơn hàng ( Số 4): Ngày đơn hàng, Số đơn hàng, Trạng thái đơn hàng (Mặc định ban đầu là “Chưa thực hiện”), Ngày giao hàng.
  • Nhập thông tin Chi tiết ( Số 5): Chọn Mã hàng, Đơn vị tính, Số lượng đặt, Đơn giá, Thành tiền,… Các trường Số lượng đã thực hiện, Giá trị đã thực hiện sẽ được cập nhật khi có Chứng từ mua hàng được lập từ Đơn mua hàng. Người dùng có thể Thêm mới Vật tư hàng hóa nhanh tại đây. 

+Trường hợp 2: Là đơn hàng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm.

Các đơn hàng đang được thực hiện trước Ngày bắt đầu sử dụng phần mềm và vẫn được tiếp tục thực hiện khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm Kế toán Kaike, khi nhập dữ liệu đơn hàng, người dùng tick vào [Là đơn hàng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm]

 Nhập dữ liệu đơn mua hàng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm
1.2.2. Nhập dữ liệu đơn mua hàng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm

Sau khi chọn [Là đơn hàng phát sinh trước khi sử dụng phần mềm] (Số 1), người dùng nhập [Ngày đơn hàng] ( Số 2). Đối với trường hợp này, người dùng sẽ nhập luôn giá trị trường [Số lượng đã thực hiện của năm trước]. Các thao tác khác tương tự với Trường hợp 1.

+Trường hợp người dùng muốn đính kèm file dữ liệu cho Đơn mua hàng

Người dùng chọn chức năng [ Đính kèm] ( Số 7) với định dạng của tệp là Jpg, png, doc, docx, xlsx, xls ( tối đa 5MB).

Lưu ý: Người dùng cần nhập đủ các trường thông tin bắt buộc (đánh dấu *).

Bước 3 : Lưu dữ liệu Đơn hàng mua 

Sau khi nhập đủ thông tin đơn hàng mua, người dùng nhấn [LƯU] và hệ thống cập nhật đơn hàng mới lên danh sách Đơn mua hàng. 

Lưu đơn mua hàng
1.3. Lưu đơn mua hàng

 

Cách 2: Cập nhật Đơn mua hàng bằng excel.

Bước 1: Hoàn thành và upload file danh sách Đơn mua hàng cần lập

Trên màn hình Danh sách Đơn mua hàng, người dùng click chuột vào mũi tên tại chức năng [THÊM] (Đánh số 1) chọn Cập nhật bằng excel (Đánh số 2).

2.1.1 Chọn cập nhật đơn mua hàng từ file excel
2.1.1 Chọn cập nhật đơn mua hàng từ file excel

Khi đó hệ thống sẽ hiển thị màn hình Nhập danh sách đơn mua hàng

Upload dữ liệu đơn mua hàng
Upload dữ liệu đơn mua hàng

Người dùng tải file dữ liệu mẫu về để nhập dữ liệu đơn hàng (Đánh số 1)

Người dùng sau đó chọn tải file excel đã có dữ liệu các đơn mua hàng cần nhập lên hệ thống (Đánh số 2) và nhấn [TIẾP TỤC]

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu và hoàn tất việc upload danh sách

Sau khi upload file dữ liệu đơn mua hàng, hệ thống sẽ kiểm tra các dữ liệu các trường trên Đơn mua hàng mà người dùng đưa lên đã đầy đủ, đúng định dạng hoặc các mã NCC/mã hàng đã tồn tại trên hệ thống hay chưa.

Nếu dữ liệu nào chưa đúng hệ thống hiển thị màu đỏ, người dùng check và sửa lại những trường này

 Kiểm tra dữ liệu đơn mua hàng được upload
Kiểm tra dữ liệu đơn mua hàng được upload

Khi dữ liệu đã hợp lệ, người dùng nhấn [TIẾP TỤC] [HOÀN THÀNH] để hoàn tất việc upload dữ liệu Đơn mua hàng

2.1.4 Hoàn thành việc upload dữ liệu đơn mua hàng
 Hoàn thành việc upload dữ liệu đơn mua hàng

Trên đây là các bước thêm mới Đơn mua hàng trên phần mềm kế toán Kaike. Hi vọng đây là nội dung hữu ích đối với bạn đọc.

Các bài viết liên quan:

Hướng dẫn tạo Chứng từ mua hàng 

Nếu gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình sử dụng phần mềm, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi!

Tổng đài tư vấn và hỗ trợ khách hàng: 02488 899 399

Email: hotro@kaike.vn

Kaike.vn

Danh mục